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Die digitale Rechnung

Mit unseren E-Billing Services unterstützen wir die Digitalisierung von Ihren und unseren Prozessen. Eine elektronische - und im Idealfall automatisierte - Verarbeitung von Rechnungen spart Zeit und Kosten. Eingabefehler oder Doppelerfassungen werden vermieden und der positive ökologische Aspekt ist ein zusätzlicher Treiber. Wir würden uns freuen, wenn Sie schon bald eine unserer E-Billing Möglichkeiten einsetzen!

Nachfolgend eine Übersicht der verschiedenen Varianten. Wählen Sie selbst, welche Lösung am besten zu Ihnen und Ihrer ERP Umgebung passt.

E-Billing ServicesImplementierungsaufwandZusammenarbeit mit ProviderKosten
PDF Rechnung Klein Keiner – direkt über ALSO Keine
Signiertes XML File mit Rechnungsdaten Mittel ALSO Standard ist Conextrade (weitere Partner über Conextrade möglich) Ja – Details über Conextrade erhältlich
Unsigniertes XML File mit Rechnungsdaten Klein Keiner – direkt über ALSO Keine
Rechnungsanzeige im E-Banking Klein ALSO Standard ist Conextrade Ja – Details über SIX Conextrade und/oder Ihre Bank erhältlich

1. PDF Rechnung

Eine PDF Rechnung wird direkt aus unserem ERP-System auf eine von Ihnen gewünschte E-Mail-Adresse gesendet. Die PDF Rechnung entspricht exakt der Papierrechnung. Die Übermittlung ist jedoch deutlich schneller, da der physische Versand entfällt. Sie erhalten die Rechnung digital und können diese je nach Möglichkeit und Bedarf in einem elektronischen Workflow weiterverarbeiten und zu gegebenem Zeitpunkt elektronisch archivieren. Seit dem 01. Januar 2018 müssen PDF Rechnungen nicht mehr signiert werden und sind somit mehrwertsteuerkonform.

2. XML File mit Rechnungsdaten

Signiertes XML File über Conextrade E-Invoicing

Ein strukturiertes XML File mit sämtlichen Rechnungsdaten wird Ihnen durch unseren Partner Conextrade zur Verfügung gestellt. Der Vorteil eines signierten Files ist, dass Sie dieses direkt in Ihr ERP-System importieren und darin elektronisch weiterverarbeiten können. Zusätzlich zum XML File erhalten Sie jeweils eine entsprechende PDF Rechnung sowie ein Verarbeitungsprotokoll.

Der Provider der ALSO Schweiz ist Conextrade (Swisscom), mit welchem wir die Schnittstelle bereits standardisiert haben. Conextrade ist jedoch in der Lage, mit anderen Providern wie PostFinance, Abacus/Abanet oder Tungsten (OB10) zusammenzuarbeiten. Unterschieden wird dies durch provider-spezifische Interconnect-ID’s. Bei anderen Providern als PostFinance, Abacus/Abanet oder Tungsten (OB10), müssen Abklärungen über Conextrade getätigt werden.

Bitte senden Sie die Registrationsnummer (Interconnect-ID) an ALSO Schweiz, da diese Nummer für die Identifikation benötigt wird.

Unsigniertes XML File

Das unsignierte XML wird direkt von der ALSO Schweiz erstellt und für Sie auf unserem FTP Server zur Verfügung gestellt. Sie können entweder direkt auf den Server oder über den ALSO Shop zugreifen (ALSO Shop < Administration < FTP Preislisten < FTP Verzeichnis < Directory out). Anschliessend können die relevanten Daten inkl. IBAN direkt in Ihr ERP eingelesen werden. Beim unsignierten XML können Sie bei Bedarf zusätzlich die PDF Rechnung aktivieren lassen.

3. Rechnungsanzeige im E-Banking

Bei der Anbindung für E-Banking werden die Rechnungsdaten sowie eine entsprechende PDF Rechnung elektronisch an unseren Provider SIX Conextrade übermittelt. Sie erhalten die Rechnungen direkt in Ihrem E-Banking System angezeigt. Dies hat den Vorteil, dass sämtliche relevanten Daten bereits vorerfasst in Ihrem E-Banking ersichtlich sind und im Prinzip nur noch eine Prüfung und Freigabe Ihrerseits erfolgen muss.

Bitte senden Sie die Registrationsnummer (Interconnect-ID) an ALSO Schweiz, da diese Nummer für die Identifikation benötigt wird.

Zusätzlich bitten wir Sie, mit Ihrer Bank zu prüfen, ob die Rechnungen korrekt verarbeitet werden können

FAQ

E-Billing ist ein Rechnungsversand in elektronischer Form, sprich die Rechnung wird nicht mehr per Post versendet, sondern auf dem digitalen Weg.

Die ALSO Schweiz bietet verschiedene Möglichkeiten an.

  • PDF Rechnung (per E-Mail)
  • XML File mit Rechnungsdaten (signiert / unsigniert)
  • Rechnungsanzeige im E-Banking

Für den Rechnungsempfänger wird der Bearbeitungsprozess des Rechnungseingangs beschleunigt, da das manuelle Erfassen der Eingangsrechnungen im besten Fall komplett entfällt. Somit ist kein Scannen oder Kopieren mehr erforderlich und elektronische Rechnungen können leichter verarbeitet, weitergeleitet und elektronisch archiviert werden.

Mit Hilfe des Regel-Assistenten von MS Outlook kann z.B. selbst in kleineren Unternehmen ein einfacher Workflow aufgesetzt werden, der eine automatische interne Weiterleitung an die betreffenden Stellen zur Rechnungsprüfung und -freigabe ermöglicht.

Einfach die Anmeldung oberhalb der FAQ ergänzen und an uns senden. Bitte beachten, dass Anrede, Funktion und Telefonnummer ergänzt werden müssen.

Sämtliche elektronischen Rechnungen - inklusive PDF Rechnungen - müssen gemäss der Schweizer Gesetzgebung archiviert werden. Weitere Details sind den entsprechenden Verordnungen zu entnehmen.

Obligationenrecht (OR): Artikel 957 - 958f

Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): 1. - 4. Abschnitt

PDF Rechnungen können jeder Zeit im ALSO Shop unter dem Menu Punkt «Order Tracking» abgerufen werden.

Die unsignierten XML-Rechnungen können Sie direkt vom FTP Server abholen oder im ALSO Shop herunterladen (ALSO Shop < Administration < FTP Preislisten < FTP Verzeichnis < Directory out). Bitte beachten, dass das File auf dem FTP Server nur einmal abgeholt werden kann. Sollten Sie die Informationen ein zweites Mal benötigen, bitte unser Customer Care kontaktieren. Hingegen bleibt das File auf dem ALSO Shop die ganze Zeit vorhanden, bzw. wird dann jeweils mit einer aktuellen Version überschrieben.

Falls signierte Files verloren gehen, bitten wir Sie, unser Customer Care Team zu kontaktieren.

Grundsätzlich möchte man Rechnungen nur noch elektronisch per PDF über Mail oder XML zustellen.

Die elektronische Signatur ist ein technisches Verfahren zur Überprüfung der Echtheit eins Dokuments, sowie der Identität des Unterzeichnenden. Die digitale Signatur ist mit den Daten so verknüpft, dass Änderungen nachvollziehbar sind. Abgestützt auf dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertEs (SR. 943.03) und Verordnung über die elektronische Signatur, VZertES (SR 943.032).

Die Aktivierung einer PDF Rechnung ist innert kürzester Zeit möglich.

Wenn Sie bereits eine Anbindung mit Conextrade oder einem Roaming Partner von Conextrade zum Empfangen von XML-Rechnungen haben, ist die Umsetzung rasch gemacht. Dabei wird in unserem Testsystem ein Setup eingerichtet und eine Test-Rechnung versendet. Sobald diese erfolgreich in Ihrem System angekommen ist, steht der Umstellung im Produktivsystem nichts mehr im Weg.
Dauer der Einführung i.d.R. ca. 2 Wochen.

Ist die ALSO Schweiz der erste XML-Rechnungssteller, benötigen Sie zuerst eine Vereinbarung mit unserem Standard-Provider Conextrade oder Ihrem Roaming-Provider Partner.
Die ALSO Schweiz sendet das strukturierte XML an Conextrade. Im Roaming-Fall kommuniziert unser Provider Conextrade direkt mit Ihrem Roaming-Provider Partner.
Ein solche Einführung dauert etwas länger, i.d.R. mindestens ein Monat inklusive Testing.


Kontaktieren Sie uns!

Sie erreichen uns Montag bis Freitag in der Zeit von 08.00 Uhr bis 17:30 Uhr.

ALSO Schweiz AG
Customer Care

+41 41 266 16 16
info-ch@also.com